Firma najczęściej odkrywa, że źle przygotowała się na utratę danych dopiero wtedy, gdy nie może otworzyć ważnego pliku, uruchomić systemu albo wznowić produkcji. Samo zapisanie informacji w drugim miejscu nie wystarcza. Trzeba jeszcze odseparować je od głównego środowiska, ograniczyć możliwość usunięcia i regularnie sprawdzać, czy da się je przywrócić. Zobacz, jak ułożyć taki proces, żeby działał nie tylko na papierze!
Po co w ogóle tworzyć kopie zapasowe?
Kopie zapasowe pozwalają odzyskać dane i wznowić pracę, gdy firma straci dostęp do używanych na co dzień plików lub systemów. Dzięki nim nie trzeba odtwarzać dokumentów, baz danych, konfiguracji i całych środowisk od zera. Backup umożliwia skrócenie przestoju i ograniczenie strat – a te rosną z każdą godziną, w której system nie jest dostępny.
Do utraty danych może dojść z wielu powodów:
awaria dysku, serwera lub innego urządzenia,
przypadkowe usunięcie plików lub nadpisanie ich właściwej wersji,
błąd aplikacji,
uszkodzenie bazy danych,
nieudana aktualizacja,
kradzież sprzętu,
pożar lub zalanie biura,
cyberatak, w tym ransomware.
Ransomware jest jednym z najpoważniejszych zagrożeń, ponieważ cyberprzestępcy nie ograniczają się tylko do zaszyfrowania bieżących plików. Atak może objąć komputery pracowników, serwery, podłączone dyski i foldery sieciowe. W przypadku działań wymierzonych w konkretną organizację napastnicy często szukają także systemów przeznaczonych do odzyskiwania danych. Usuwając lub szyfrując zapisane tam wersje, próbują pozbawić firmę możliwości samodzielnego wznowienia pracy i wymusić na niej zapłacenie okupu.
Dobry plan musi więc uwzględniać zarówno przypadkową utratę danych, jak i działanie osoby, która celowo próbuje uniemożliwić ich odzyskanie. Nie wystarczy samo utworzenie dodatkowego egzemplarza. Trzeba jeszcze zadbać o jego aktualność, oddzielenie od podstawowego środowiska oraz możliwość szybkiego i skutecznego odtworzenia.
Od czego zacząć? Najpierw ustal, co jest niezbędne do pracy w firmie
Łatwo włączyć automatyczne kopiowanie wybranego folderu i uznać temat za zamknięty. Problem pojawia się wtedy, gdy po awarii odzyskujemy wprawdzie dokumenty, ale nadal nie możemy uruchomić programu do obsługi zamówień, odtworzyć poczty albo połączyć się z firmową bazą danych.
Dlatego na początek zastanów się, co musi działać, aby pracownicy mogli obsługiwać klientów, wystawiać dokumenty, realizować płatności i prowadzić bieżące projekty. Następnie sprawdź, jakie dane i systemy są do tego potrzebne. Na liście mogą znaleźć się między innymi:
dokumenty i pliki robocze,
poczta i kontakty,
bazy klientów, zamówień i produktów,
dane z programów księgowych lub magazynowych,
konfiguracje serwerów, aplikacji i urządzeń,
instalatory i informacje potrzebne do ponownego uruchomienia systemów,
logi, które mogą pomóc ustalić przyczynę awarii lub przebieg ataku.
Logi są szczególnie ważne po incydencie bezpieczeństwa. Napastnicy często usuwają ślady swojej aktywności z przejętych urządzeń. Jeżeli firma nie korzysta z osobnego systemu do zbierania logów, warto uwzględnić je w planie kopii.
Niektóre potrzebne informacje na co dzień są bardzo łatwe do przeoczenia. Warto jednak dobrze wszystko przemyśleć – same dokumenty mogą nie wystarczyć, jeśli po awarii lub ataku trzeba odtworzyć całe środowisko, a nikt nie wie, jak było skonfigurowane.
Dodatkowe wyzwania w zakładach produkcyjnych
W zakładach produkcyjnych trzeba zabezpieczyć nie tylko dokumenty, ale też oprogramowanie i ustawienia maszyn. Gdy zepsuje się komputer sterujący, sama wymiana urządzenia nie zawsze wystarczy do wznowienia produkcji. Bez zapisanej konfiguracji trzeba od początku instalować potrzebne programy, sterowniki i parametry pracy.
W efekcie maszyna warta setki tysięcy złotych może pozostać nieczynna, mimo że pod względem mechanicznym jest sprawna. Firma czeka wtedy na odtworzenie systemu, a każda kolejna godzina przestoju oznacza dodatkowe straty.
Dlatego warto przygotować dwa uzupełniające się rodzaje kopii. Pierwszy powinien obejmować aktualne ustawienia maszyny, parametry produkcyjne, receptury i inne dane zmieniające się podczas jej pracy. Drugi to obraz komputera sterującego, który pozwoli odtworzyć system operacyjny, sterowniki i potrzebne aplikacje. Oprócz tego należy zachować instalatory i opisać sposób uruchomienia całości na sprzęcie zastępczym. Dzięki temu wznowienie produkcji nie zależy wyłącznie od pamięci jednej osoby albo dostępności serwisu producenta.
Trzeba przy tym pamiętać, że obraz komputera jest bazą do odbudowania środowiska, a nie miejscem przechowywania bieżących danych. Nie powinien zawierać używanych haseł ani kluczy dostępowych, ponieważ jego kradzież naraziłaby firmę na przejęcie tych informacji. Po awarii najpierw odtwarza się z niego system i programy, a następnie wgrywa najnowsze ustawienia z osobnej, regularnie aktualizowanej kopii.
Przed użyciem obrazu trzeba również sprawdzić, czy nie został on uszkodzony lub podmieniony. Służy do tego suma kontrolna, czyli ciąg znaków wyliczany na podstawie zawartości pliku. Administrator zapisuje go podczas tworzenia obrazu, a później oblicza ponownie przed odtworzeniem systemu. Jeśli oba wyniki są identyczne, nic się nie zmieniło. Różnica oznacza, że plik został uszkodzony albo zmodyfikowany i nie należy go używać.
Jedno dodatkowe miejsce to za mało – jak tworzyć bezpieczne kopie?
Jeżeli oryginalne pliki i ich kopie znajdują się na tym samym komputerze, awaria dysku może zniszczyć oba zestawy. Z kolei zewnętrzny nośnik przechowywany obok urządzenia nie pomoże w razie kradzieży, pożaru lub zalania biura.
Dlatego warto stosować zasadę 3-2-1. Co to oznacza?
Posiadanie przynajmniej trzech kopii danych.
Stosowanie co najmniej dwóch różnych rodzajów nośników lub technologii przechowywania.
Przechowywanie jednej kopii w innej lokalizacji – poza główną siedzibą firmy.
Wprowadzenie tej zasady w życie nie musi być skomplikowane. Przykład: firma pracuje na danych zapisanych na serwerze. Drugi egzemplarz powstaje automatycznie na osobnym urządzeniu w biurze, aby można było szybko odzyskać pliki po zwykłej awarii. Trzeci trafia do odpowiednio zabezpieczonej usługi chmurowej albo drugiej lokalizacji, dzięki czemu przetrwa zdarzenie obejmujące całą siedzibę.
Kopie powinny być niezależne od głównej infrastruktury
Sam zapis danych na osobnym serwerze nie gwarantuje bezpieczeństwa. Jeśli do zarządzania nim służą te same systemy i narzędzia, które są wykorzystywane w przypadku pozostałych urządzeń w firmie, przejęcie jednego konta administratora może otworzyć dostęp do całego środowiska. Napastnik zyskuje wtedy możliwość zaszyfrowania bieżących danych i usunięcia kopii potrzebnych do ich odzyskania.
Takie ryzyko występuje na przykład w firmach korzystających z Active Directory, czyli centralnego systemu zarządzania kontami i uprawnieniami. Gdy serwer kopii jest do niego podłączony, administrator domeny może nim zarządzać tak samo jak pozostałymi urządzeniami. Jeśli przestępca przejmie konto takiej osoby, uzyska dostęp również do zapisanych tam danych.
Podobny problem dotyczy maszyn wirtualnych. Jeżeli serwery używane na co dzień i system kopii działają na tej samej platformie, jej przejęcie pozwala zaatakować oba środowiska. W skrajnym przypadku przestępca może usunąć wszystkie maszyny wirtualne razem z przechowywanymi na nich danymi.
Dlatego przynajmniej jeden egzemplarz danych powinien być zarządzany niezależnie od głównej infrastruktury. Może znajdować się u innego dostawcy albo na osobnym serwerze, który korzysta z oddzielnego konta administratora i uwierzytelniania wieloskładnikowego. Najważniejsze, aby przejęcie jednego konta lub systemu nie pozwalało jednocześnie zniszczyć bieżących danych i uniemożliwić ich odzyskania.
Jak często wykonywać kopie zapasowe?
Nie wszystkie informacje w firmie zmieniają się w tym samym tempie, dlatego nie powinny być zabezpieczane według jednego harmonogramu. W sklepie internetowym nowe zamówienia pojawiają się przez cały dzień. Jeśli ich kopia powstaje tylko wieczorem, awaria po południu może oznaczać utratę wielu godzin pracy. Z kolei archiwalne umowy lub dokumenty używane sporadycznie nie wymagają tak częstego zapisu.
Przy ustalaniu harmonogramu warto odpowiedzieć sobie na dwa pytania:
Jak dużo informacji firma może utracić bez poważnych konsekwencji?
Jak długo firma może czekać na ponowne uruchomienie danego systemu?
Jeśli utrata całego dnia zamówień byłaby dużym problemem, ich kopie muszą powstawać częściej niż raz na dobę. Gdy system sprzedaży lub produkcji jest niezbędny do bieżącej pracy, trzeba również zadbać o możliwość jego szybkiego odtworzenia. Mniej pilne materiały mogą wrócić później.
Często zmieniające się bazy danych, dokumenty robocze i ustawienia systemów wymagają regularnych, aktualnych kopii. Obrazy systemów, instalatory, archiwalne dokumenty prawne i inne rzadziej zmieniane materiały można zapisywać w dłuższych odstępach i przechowywać w bardziej odseparowanym miejscu, również offline. Harmonogram powinien odpowiadać temu, jak szybko zmieniają się poszczególne zasoby i jak pilnie będą potrzebne po awarii czy ataku.
Jak sprawić, aby kopia przetrwała przejęcie firmowej sieci? Zasada 3-2-1-1-1
Zasada 3-2-1 ogranicza ryzyko utraty danych po awarii sprzętu lub zdarzeniu obejmującym całą siedzibę firmy. Nie każda kopia utworzona według tej reguły będzie jednak odporna na celowy atak. Jeśli zapisane dane pozostają dostępne w firmowej sieci, przestępca może próbować je usunąć lub zaszyfrować razem z podstawowymi systemami.
Dlatego stosuje się również rozszerzony wariant 3-2-1-1-1. Oprócz trzech egzemplarzy danych, dwóch sposobów przechowywania i jednej lokalizacji poza firmą zakłada on:
jeden egzemplarz, którego nie można zmienić ani usunąć,
jeden egzemplarz przechowywany offline, bez stałego połączenia z siecią.
Pierwszy z nich zapisuje się w formie określanej jako immutable lub WORM (Write Once Read Many). Po utworzeniu plików nie można ich nadpisać ani skasować. Taką ochronę oferują niektóre systemy do przechowywania danych. Można ją również uzyskać przy użyciu taśm LTO WORM, a w mniejszej skali – nośników optycznych, takich jak Blu-ray.
Niemodyfikowalny zapis nie rozwiązuje jednak każdego problemu. Jeśli znajduje się na serwerze lub macierzy, którą napastnik może zniszczyć, zapisane na niej dane również przepadną. Dlatego drugi egzemplarz powinien pozostawać offline. Może znajdować się na odłączonym nośniku albo na serwerze, który łączy się z siecią tylko na czas pobrania nowych danych.
Jak dodatkowo odseparować serwer kopii?
W firmie z większą liczbą systemów można przygotować dodatkowy serwer wyłącznie do pobierania i przechowywania danych awaryjnych. Warto, aby nie działał on dokładnie tak samo jak podstawowe środowisko. Dla przykładu, jeżeli większość infrastruktury pracuje na Windowsie, dodatkowa maszyna może korzystać z Linuxa. Sama różnica systemów nie zapewnia bezpieczeństwa, ale utrudnia przejęcie wszystkiego za pomocą jednego zestawu narzędzi i uprawnień.
Na takim serwerze powinny działać tylko usługi potrzebne do wykonywania kopii i zarządzania urządzeniem. Dostęp administratora należy oprzeć na osobnym koncie, uwierzytelnianiu wieloskładnikowym lub kluczu kryptograficznym. Warto też oddzielić ruch służący do pobierania danych od ruchu administracyjnego i ograniczyć oba za pomocą reguł sieciowych.
Bezpieczniejszy wariant zakłada, że to serwer kopii łączy się ze źródłem i pobiera udostępnione dane w trybie tylko do odczytu. Komputer źródłowy nie zna danych dostępowych pozwalających zarządzać miejscem docelowym i nie może sam rozpocząć połączenia.
Po zakończeniu zadania połączenie sieciowe używane do transferu powinno zostać wyłączone, a serwer powinien przejść w tryb offline. Nadal może wtedy sprawdzać integralność, kompresować dane i porządkować starsze wersje. Nie musi jednak pozostawać dostępny dla pozostałych urządzeń.
Taka architektura pokazuje ważną zasadę: system chroniący dane powinien możliwie jak najmniej ufać środowisku, z którego je pobiera.
Wykonana kopia nie oznacza jeszcze, że odzyskanie danych się uda – dlaczego regularne testy są tak ważne?
Samo potwierdzenie, że kopia została wykonana, nie daje jeszcze pewności, że pomoże podczas awarii. Niektóre pliki mogły zostać pominięte lub uszkodzone, a przygotowana instrukcja odtwarzania może być niekompletna. Bez wcześniejszego sprawdzenia firma dowie się o tym dopiero wtedy, gdy będzie pilnie potrzebować swoich danych – i nagle pojawią się nieprzewidziane problemy.
Jak się upewnić, że odtworzenie rzeczywiście się uda? Trzeba sprawdzić dwie rzeczy. Najpierw należy zweryfikować, czy backup zawiera wszystkie potrzebne dane i czy da się je odczytać. Następnie warto przeprowadzić próbne odtworzenie, czyli przywrócić wybrane pliki albo uruchomić system na podstawie przygotowanej kopii.
Taka próba pozwala ustalić:
czy zapisano wszystkie potrzebne dane i ustawienia,
czy instrukcja odtwarzania jest kompletna i aktualna,
ile czasu zajmuje przywrócenie systemu,
czy po odtworzeniu system i aplikacje działają prawidłowo.
Nie należy czekać z tym do prawdziwej awarii. Wcześniejsza próba daje czas na uzupełnienie brakujących danych i poprawienie procedury, zanim od jej działania będzie zależeć dalsza praca firmy.
Takie podejście bywa opisywane jako zasada 3-2-1-1-0. Zero na końcu oznacza, że podczas sprawdzania kopii i próbnego odtworzenia nie wykryto błędów. Nie jest to obietnica, że awaria nigdy się nie wydarzy. To potwierdzenie, że zapisane dane są kompletne i można je skutecznie przywrócić.
Kopie zapasowe w pigułce – o czym trzeba pamiętać?
Najpowszechniejszy problem nie polega na całkowitym braku kopii. Częściej okazuje się, że backupy obejmują tylko niektóre potrzebne dane, są przechowywane w tym samym środowisku co oryginały albo nigdy nie sprawdzono, czy można z nich cokolwiek odtworzyć. Dlatego zanim uznasz temat za zamknięty, upewnij się, że:
kopie obejmują nie tylko dokumenty, ale też bazy danych, ustawienia, aplikacje i inne elementy potrzebne do wznowienia pracy,
dane są przechowywane na różnych nośnikach, a jeden egzemplarz znajduje się w innej lokalizacji,
przynajmniej jeden egzemplarz jest odłączony od sieci lub zabezpieczony przed zmianą i usunięciem,
dostęp do kopii nie zależy od tych samych kont i systemów co pozostała infrastruktura,
harmonogram odpowiada temu, jak często zmieniają się poszczególne dane,
firma przeprowadziła próbne odtworzenie i wie, ile czasu powinno zająć przywrócenie danych.
Dobrze przygotowane kopie nie zapobiegną awarii, ale pozwolą sprawnie wrócić do pracy według ustalonego planu.
W ZanReal pomagamy firmom zabezpieczać dane, serwery i systemy. Możemy sprawdzić obecny sposób przechowywania, wskazać brakujące elementy i przygotować procedurę odtworzenia dopasowaną do rzeczywistego środowiska. Jeśli masz wątpliwości co do tworzenia backupów w swojej firmie, skontaktuj się z nami – chętnie pomożemy!
