Dashboardy i raporty

Drugi: dashboard odpowiada na pytania, których nikt nie zadał. Pokazuje to, co narzędzie łatwo eksportuje, a nie to, o co w firmie toczy się spór. Sesje i wyświetlenia są proste do pokazania i rzadko zmieniają czyjekolwiek plany. To, który kanał przyprowadza klientów, którzy zostają, liczy się trudniej i realnie wpływa na to, gdzie pójdzie budżet w kolejnym kwartale.

Obu wpadek da się uniknąć i obie taniej wychwycić na etapie szkicu niż po uruchomieniu.

To pytanie potrafi przemeblować cały układ. Dyrektor sprzedaży, który chce wiedzieć, gdzie zatrzymują się szanse, potrzebuje lejka po etapach z czasem spędzonym na każdym z nich, a nie sumy przychodu, którą i tak zna z raportu finansowego. Osoba odpowiedzialna za marketing, porównująca kanały, potrzebuje kosztu pozyskania obok retencji, bo najtańszy kanał w pozyskaniu bywa najgorszy w utrzymaniu.

Kiedy decyzje są jasne, warstwa wizualna sprowadza się głównie do powściągliwości. Jedna główna liczba, kilka ją tłumaczących, porównanie z celem i z analogicznym okresem rok wcześniej oraz zejście do szczegółów, gdy nagłówek wygląda podejrzanie.

W praktyce oznacza to opisy w języku biznesu zamiast nazw kolumn, pokazywanie zmiany zamiast wartości bezwzględnych tam, gdzie liczy się właśnie zmiana, i klasyczne typy wykresów. Słupki, które wszyscy odczytają poprawnie, są lepsze od eleganckiej wizualizacji, którą połowa sali zrozumie odwrotnie. Kolor stosujemy oszczędnie, zwykle tylko po to, żeby oznaczyć, czy coś jest powyżej czy poniżej oczekiwanego poziomu.

Staramy się też zamknąć wejście w jeden ekran. Przewijanie to miejsce, w którym umiera uwaga.

Dashboard budowany od zera opłaca się w węższym zakresie przypadków: gdy raportowanie ma być częścią Twojego produktu, gdy zobaczą je klienci zewnętrzni albo gdy widok musi łączyć liczby z działaniami wykonywanymi z tego samego ekranu. To realne wymagania, tylko rzadsze, niż sugeruje sama ochota na rozwiązanie autorskie.

Tygodniowe i miesięczne podsumowania wysyłane mailem docierają do osób, które nigdy nie otworzą narzędzia BI, zwłaszcza do zarządu i interesariuszy zewnętrznych. Działają najlepiej, gdy są krótkie, za każdym razem zawierają ten sam zestaw liczb i zaczynają się od tego, co się zmieniło, a nie od wszystkiego, co zostało po staremu. Tam, gdzie chodzi o przekroczenie progu, alert jest lepszy od raportu.

Miara sukcesu jest mało efektowna, ale prawdziwa. Po pół roku te liczby padają na spotkaniach i nikt nie otwiera systemu źródłowego, żeby je sprawdzić. Nikt nie prosi o eksport do arkusza, bo widok pokazuje to samo w wersji aktualnej. A gdy ktoś zada nowe pytanie, odpowiedź zwykle da się dołożyć do istniejącego dashboardu w kilka godzin, zamiast zaczynać kolejny projekt raportowy od zera.