Szkodliwy program może zaszyfrować dokumenty i zatrzymać obsługę zamówień, a wykradzione hasło dać przestępcy dostęp do firmowej poczty. O tym, jak szybko uda się opanować sytuację i wrócić do pracy, często decydują wcześniejsze przygotowania. Sprawdź, co warto zrobić, aby chronić urządzenia, skrzynkę mailową i konta oraz móc odzyskać utracone dane. Na końcu znajdziesz też krótki quiz, który pomoże Ci ocenić, na jakim etapie dbania o bezpieczeństwo jest obecnie Twoja firma.
Co składa się na podstawową ochronę firmy?
Przestępca może próbować dostać się do firmowych danych przez zainfekowany komputer albo przejęte konto pracownika. Bywa też, że podszywa się pod kontrahenta i nakłania kogoś do przelewu – bez instalowania żadnego szkodliwego programu. Firma potrzebuje więc różnych zabezpieczeń, które utrudnią te próby.
Dodatkowo trzeba przygotować się na sytuację, w której atak się powiedzie. Pracownik powinien wiedzieć, komu zgłosić problem, a osoby odpowiedzialne za IT muszą ustalić, jak ograniczyć szkody i bezpiecznie przywrócić pracę. Jeśli dokumenty zostaną zaszyfrowane lub usunięte, potrzebne będą sprawdzone kopie zapasowe.
Aby ocenić, czy firma jest przygotowana na takie sytuacje, warto przyjrzeć się czterem obszarom:
Sprzęt i oprogramowanie: ochrona przed szkodliwymi programami i aktualizacje usuwające błędy wykorzystywane do ataku.
Poczta: rozpoznawanie oszustw, potwierdzanie nietypowych próśb i zgłaszanie podejrzanych wiadomości czy pomyłek.
Konta i dostępy: zabezpieczanie logowania i kontrola tego, kto może korzystać z firmowych usług.
Kopie zapasowe: możliwość odzyskania danych i wznowienia pracy po ataku, awarii lub przypadkowym usunięciu plików.
W każdym z tych obszarów trzeba też regularnie sprawdzać, czy wdrożone rozwiązania działają i nadążają za zmianami w firmie.
Sprzęt i oprogramowanie: przed czym chroni antywirus dla firm, a przed czym aktualizacje?
Szkodliwe oprogramowanie dostaje się do firmy różnymi drogami. Bywa ukryte w załączniku lub aplikacji pobranej z internetu, ale potrafi też wykorzystać błąd w używanym programie. Po uruchomieniu może wykradać informacje albo zaszyfrować dokumenty tak, że nie da się z nich korzystać. Dlatego urządzenia potrzebują zarówno ochrony wykrywającej zagrożenia, jak i regularnych poprawek oprogramowania.
Program ochronny sprawdza podejrzaną zawartość i porównuje ją ze znanymi zagrożeniami. Wiele rozwiązań obserwuje również zachowanie uruchomionych aplikacji. Pozwala to reagować na niebezpieczne działania, na przykład masowe szyfrowanie dokumentów, nawet gdy konkretny szkodliwy kod nie został wcześniej rozpoznany. W zależności od dostępnych funkcji zagrożenie jest blokowane, jego działanie przerywane, a informacja o zdarzeniu trafia do osoby zarządzającej ochroną.
Taka reakcja ogranicza ryzyko utraty danych i przestoju. Żaden pakiet nie zatrzyma jednak wszystkich ataków. Znaczenie mają też jego ustawienia, aktualność i to, czy ostrzeżenia są zauważane. Gdy program zgłasza zagrożenie, osoba odpowiedzialna za IT powinna sprawdzić, co wykryto i czy zostało zablokowane. Jeśli zabezpieczenia są wyłączone, trzeba ustalić przyczynę i przywrócić ich działanie.
Uzupełnieniem ochrony są aktualizacje. Poza nowymi funkcjami i usprawnieniami producenci udostępniają poprawki bezpieczeństwa. Usuwają one błędy pozwalające osobom z zewnątrz uzyskać dostęp do informacji lub uruchomić szkodliwe polecenia. Taki błąd nazywa się podatnością. Dzięki poprawce przestępca traci możliwość wykorzystania tego słabego punktu.
Starsza wersja może nadal działać bez zakłóceń, choć zawiera znaną podatność. Nie warto więc uzależniać aktualizacji od tego, czy coś się zepsuło. Poprawek potrzebują nie tylko system operacyjny i przeglądarka, ale też aplikacje firmowe i oprogramowanie urządzeń sieciowych. W przypadku systemów ważnych dla codziennej pracy trzeba przy tym przygotować instalację tak, aby ewentualna niezgodność lub restart nie wywołały nieplanowanego przestoju. Więcej o tym piszemy w poradniku o aktualizacjach w firmie.
Automatyczne aktualizacje ułatwiają regularne instalowanie poprawek. Osoba odpowiedzialna za IT powinna jednak sprawdzać, czy wszystko poszło zgodnie z planem. Jeśli system wymaga ponownego uruchomienia, trzeba je wykonać, aby dokończyć cały proces.
Warto też pamiętać, że ochrona przed szkodliwym oprogramowaniem i aktualizacje powinny obejmować wszystkie komputery używane do pracy – również poza biurem. Przy sprawdzaniu, czy zabezpieczenia działają i czy zainstalowano potrzebne poprawki, trzeba więc uwzględniać na przykład laptopy wykorzystywane w domu lub w podróży.
Poczta: jak rozpoznać oszustwo i co zrobić po pomyłce?
Wiele oszustw nie wymaga uruchomienia szkodliwego programu. Przestępcy wystarczy, że odbiorca wiadomości wykona przelew na wskazany rachunek albo poda hasło na podstawionej stronie. Próba ataku wygląda wtedy jak zwykła sprawa do załatwienia: opłacenie faktury czy otwarcie udostępnionego dokumentu.
Wiarygodności dodaje znajomy nadawca i nawiązanie do prawdziwej współpracy. Czasami oszust podrabia nazwę wyświetlaną przy wiadomości lub używa adresu różniącego się tylko jednym znakiem od właściwego – a w codziennym pośpiechu można łatwo przeoczyć tak małą zmianę. Zdarza się też, że przestępca przejmuje prawdziwą skrzynkę i odpowiada w istniejącej korespondencji. Zna wtedy jej przebieg, podpisy i wcześniejsze ustalenia. Sam prawidłowy adres nie potwierdza więc, że nowa dyspozycja pochodzi od osoby, z którą firma rzeczywiście współpracuje.
Dobrym przykładem jest prośba o zmianę numeru rachunku do zapłaty. Faktura i kwota mogą się zgadzać, a pieniądze mimo to trafią do przestępcy. Taką zmianę należy potwierdzić poza otrzymaną korespondencją, na przykład telefonicznie, pod numerem zapisanym wcześniej w firmowych kontaktach. Odpowiedź w tym samym wątku mailowym nie daje tej pewności, bo po drugiej stronie nadal może być oszust.
Podobnej ostrożności wymaga wiadomość z prośbą o zalogowanie się do konkretnej usługi. Zawarty w niej odnośnik może kierować do witryny łudząco podobnej na przykład do firmowego dysku. Wpisane tam dane otrzymuje jednak właściciel fałszywej strony. Zamiast klikać link z wiadomości, otwórz usługę z zapisanej zakładki lub ręcznie wpisz jej adres w przeglądarce. Dzięki temu ograniczysz ryzyko, że hasło wpadnie w niepowołane ręce.
Filtry pocztowe pomagają zatrzymywać niebezpieczne wiadomości, ale część z nich i tak dociera do odbiorców. Dlatego w firmie potrzebny jest znany wszystkim sposób zgłaszania podejrzanych sytuacji, także po kliknięciu lub wykonaniu prośby z maila. Pracownik powinien wiedzieć, z kim się skontaktować i jak zrobić to poza pocztą, jeśli istnieje ryzyko, że skrzynka została przejęta.
Szybkie zgłoszenie daje szansę zabezpieczenia konta, sprawdzenia komputera i ostrzeżenia innych osób, zanim zdążą wykonać to samo polecenie. Dla osoby odpowiedzialnej za reakcję ważne będzie, czy doszło jedynie do otwarcia strony, czy również do podania hasła albo uruchomienia załącznika. To różne sytuacje, więc dalsze działania trzeba uzależnić od tego, co rzeczywiście się wydarzyło.
Hasła i kontrola dostępu do firmowych usług
Wyłudzenie hasła to tylko jedna z dróg do przejęcia konta pracownika. Inną jest wykorzystanie informacji, które wyciekły z zupełnie innej usługi. Jeśli pracownik loguje się do sklepu internetowego i firmowej poczty dokładnie tymi samymi danymi, wyciek u sprzedawcy zagraża również służbowej skrzynce. Przestępca może wykorzystać ujawnione hasło i adres e-mail do kolejnych prób logowania.
Dlatego każda usługa powinna mieć własne, długie i trudne do odgadnięcia hasło. W ich tworzeniu i przechowywaniu pomaga menedżer haseł. Pozwala on korzystać z różnych danych logowania bez zapamiętywania wszystkich kombinacji. Sam również wymaga jednak ochrony: mocnego hasła głównego i dodatkowego potwierdzenia dostępu, jeśli oferuje taką możliwość.
Unikalne hasło ogranicza skutki wycieku z innego serwisu, ale nadal można je wyłudzić. Dlatego przydaje się także uwierzytelnianie wieloskładnikowe, czyli MFA. Po jego włączeniu logowanie wymaga dodatkowych czynności, na przykład wpisania kodu z aplikacji lub potwierdzenia na telefonie. Dzięki temu osoba, która zna samo hasło, nadal nie uzyska dostępu. Ma to szczególne znaczenie dla poczty, w której znajdują się wiadomości od klientów i odnośniki do odzyskiwania innych kont.
Warto przy tym pamiętać, że potwierdzenie również wymaga uwagi użytkownika. Kod wpisany na fałszywej stronie może zostać przekazany oszustowi. Nie należy też zatwierdzać logowania, którego samemu się nie rozpoczęło. Jeśli takie prośby pojawiają się bez powodu, wymagają zgłoszenia i sprawdzenia, co się dzieje.
Jeśli przestępca mimo tych zabezpieczeń przejmie konto, uzyska dostęp do danych i funkcji, z których korzysta jego właściciel. Dlatego uprawnienia warto ograniczać tylko do wykonywanych obowiązków. Dzięki temu przejęcie jednego konta nie daje automatycznie możliwości zmieniania ustawień całej firmy ani korzystania ze wszystkich jej zasobów.
Równie ważne jest odbieranie dostępów po zakończeniu współpracy. Zwrot laptopa nie zamyka konta w poczcie, chmurze czy programie sprzedażowym. Trzeba uwzględnić wszystkie usługi, do których pracownik lub wykonawca został dodany – również te działające niezależnie od głównego firmowego konta. Dodatkowo potrzebne może być unieważnienie aktywnych sesji.
Kopie zapasowe: od czego zależy możliwość odzyskania danych?
Kopie zapasowe pozwalają odzyskać firmowe dane po awarii, przypadkowym usunięciu lub ataku. Powinny obejmować wszystko, czego pracownicy potrzebują do wznowienia pracy. Samo przywrócenie dokumentów nie pomoże uruchomić programu do obsługi zamówień, jeśli zabraknie na przykład jego bazy danych.
Trzeba też zadbać o to, aby przestępca nie mógł zniszczyć kopii razem z oryginałami. Jeśli zapis znajduje się na stale podłączonym dysku, szkodliwy program może zaszyfrować również jego zawartość. Dlatego przynajmniej jeden egzemplarz należy odseparować od firmowych urządzeń i kont, na przykład przechowując go na odłączonym nośniku lub w niezależnie zarządzanej usłudze z ochroną przed zmianą i usunięciem.
Nie należy przy tym utożsamiać kopii zapasowej z synchronizacją folderu w chmurze. Synchronizacja przenosi zmiany między urządzeniami, więc usunięcie lub uszkodzenie dokumentu może dotrzeć także do pozostałych miejsc. Historia wersji i kosz pomagają cofnąć część takich operacji, ale trzeba znać ich ograniczenia: czas przechowywania czy możliwość usunięcia zapisanych wersji przez osobę, która przejęła konto.
Częstotliwość tworzenia kopii zależy od tego, jak szybko zmieniają się informacje i ile z nich firma może stracić. Jeśli baza zamówień jest kopiowana tylko wieczorem, awaria po południu grozi utratą danych zapisanych przez cały dzień pracy. W sytuacji, gdy taka strata jest nieakceptowalna, trzeba skrócić odstępy między zapisami.
Ostatecznie liczy się to, czy firma potrafi skorzystać z przygotowanych backupów. Dlatego trzeba przeprowadzać próby przywracania danych w bezpiecznym miejscu, bez nadpisywania bieżącej pracy. Taki test pozwala sprawdzić kompletność dokumentów, działanie odtworzonej aplikacji i czas potrzebny na jej uruchomienie. Nawet aktualna kopia nie zapewni szybkiego powrotu do obsługi klientów, jeśli odzyskiwanie potrwa dłużej, niż firma może sobie pozwolić.
A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tworzeniu i przechowywaniu backupów, zajrzyj do naszego artykułu: Kopie zapasowe w firmie. Jak chronić dane przed awarią i ransomware.
Checklista bezpieczeństwa firmy
Aby ułatwić Ci przegląd firmowych zabezpieczeń, przygotowaliśmy krótką checklistę z najważniejszymi zaleceniami.
Sprzęt i oprogramowanie
Czy program ochronny jest aktywny na wszystkich komputerach i urządzeniach mobilnych używanych do pracy?
Czy ochrona obejmuje również urządzenia używane do pracy poza biurem?
Czy ktoś sprawdza ostrzeżenia o wykrytych zagrożeniach i odpowiednio na nie reaguje?
Czy aktualizacje systemów, aplikacji i urządzeń sieciowych są regularnie i prawidłowo instalowane?
Poczta
Czy filtrowanie niebezpiecznych wiadomości jest włączone?
Czy każdy pracownik wie, komu zgłaszać podejrzane wiadomości i ewentualne błędy?
Czy pracownicy wiedzą, jak potwierdzać nietypowe prośby przychodzące na skrzynki służbowe?
Czy problem można zgłosić również poza firmową pocztą?
Konta i dostępy
Czy każda usługa ma własne, unikalne, długie i złożone hasło?
Czy dodatkowe potwierdzanie logowania jest włączone tam, gdzie istnieje taka możliwość?
Czy uprawnienia pracowników są ograniczone wyłącznie do wykonywanych obowiązków?
Czy po zakończeniu współpracy odbierane są dostępy do wszystkich firmowych usług?
Czy w razie potrzeby unieważniane są aktywne sesje?
Kopie zapasowe
Czy kopie obejmują wszystkie dane potrzebne do wznowienia pracy?
Czy częstotliwość tworzenia kopii odpowiada temu, ile ostatnich zmian firma może stracić?
Czy kopie są chronione przed zniszczeniem?
Czy przeprowadzane są próby odtworzenia danych?
Czy wiadomo, ile czasu zajmuje przywrócenie potrzebnych plików, ustawień i aplikacji?
Na jakim etapie dbania o bezpieczeństwo jest Twoja firma? Test
Czy firma dopiero ustala podstawy ochrony, wdraża je w codziennej pracy, czy już regularnie z nich korzysta i sprawdza ich skuteczność? Sprawdź to! Odpowiedz na kilka pytań, wybierając po jednej odpowiedzi zgodnej z obecną sytuacją. Jeśli czegoś nie wiesz, zaznacz wariant, który to uwzględnia – to również bardzo cenna informacja.
Pamiętaj, że poniższy test to wstępna samoocena, a nie pełny audyt zabezpieczeń. Nawet korzystny wynik nie wyklucza poważnego braku w jednym z obszarów. Potraktuj to jako pierwszy krok do lepszego dbania o bezpieczeństwo w firmie.
Potrzebujesz pomocy w ochronie firmy?
Jeśli nie masz pewności, czy opisane zabezpieczenia działają w Twojej firmie, odezwij się do nas. Pomożemy Ci ustalić, co sprawdzić i które zmiany warto wprowadzić w pierwszej kolejności.
Do ochrony komputerów i serwerów możemy zaproponować Bitdefender GravityZone. Jako autoryzowany partner producenta dobierzemy pakiet do potrzeb Twojej firmy i pomożemy go wdrożyć. Przed zakupem istnieje możliwość 30-dniowego testu.
Oprócz ochrony antywirusowej trzeba dodatkowo zadbać o kopie zapasowe, zasady przyznawania dostępów i przygotowanie zespołu do reagowania na zagrożenia. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak połączyć te elementy w swojej firmie, napisz do nas.
