Integracja KSeF ze sklepem - faktury z inFakt
Od kwietnia 2026 faktura dla firmy z NIP musi trafić do KSeF, a od stycznia 2027 za brak wysyłki grożą kary. Sklep może wystawiać i wysyłać faktury automatycznie, jeśli w niejasnych sytuacjach zostawia decyzję człowiekowi.
Co zmienia KSeF dla sklepu internetowego
Od kwietnia 2026 każda faktura dla nabywcy rozpoznanego po NIP musi trafić do Krajowego Systemu e-Faktur. Kary za brak wysyłki zaczną obowiązywać od stycznia 2027.
Sklep, który sprzedaje i firmom, i konsumentom, musi więc fakturę wystawić, a część faktur dodatkowo wysłać do KSeF. Przy kilku zamówieniach dziennie da się to robić ręcznie. Przy kilkudziesięciu już nie, a błąd kończy się nie reklamacją, tylko korektą i wyjaśnieniami.
Domyślny tryb wysyłki odwzorowuje tę granicę wprost: faktura dla nabywcy z NIP idzie do KSeF, faktura dla konsumenta nie. Jest też tryb, w którym system nie wysyła niczego, ale służy on do pracy deweloperskiej i testów, a nie do działającego sklepu.
Jak działa automatyczne wystawianie faktur
W wielu miejscach sklepu automatyzacja może się pomylić i naprawić błąd później. Przy fakturach tak się nie da. Zły nabywca albo zła kwota na fakturze oznacza korektę, pracę księgowej i rozmowę z klientem.
Dlatego system dzieli zamówienia na trzy grupy:
Do zafakturowania. Zamówienia, które bez wątpliwości wymagają faktury, dostają ją automatycznie.
Do pominięcia. Zamówienia, które na pewno faktury nie wymagają, są pomijane z zapisanym powodem.
Do decyzji człowieka. Cała reszta czeka na przejrzenie, a to zwykły wynik działania, a nie awaria.
Powody pominięcia to krótka, zamknięta lista: zamówienie ma już fakturę, powstało przed ustawioną datą startu, jest w walucie spoza konfiguracji, zostało anulowane albo nie jest w pełni opłacone. Żaden z tych przypadków nie generuje błędu, bo żaden nim nie jest.
Faktura dla firmy: jak sklep rozpoznaje NIP
Wszystko zależy od tego, czy przy zamówieniu jest poprawny NIP. Klienci wpisują go w różnych miejscach: w nazwie firmy, w uwagach, w polu, które akurat mieli pod ręką.
System szuka numeru po kolei: w metadanych zamówienia, w metadanych adresu rozliczeniowego, a na końcu w polu nazwy firmy przy tym adresie. Najważniejszy jest jednak kolejny krok. Znaleziony ciąg znaków przechodzi kontrolę sumy kontrolnej i jeśli nie jest poprawnym polskim NIP-em, zamówienie zostaje sprzedażą konsumencką i nie trafia do KSeF.
Zagraniczny numer VAT ma osobną ścieżkę. Jest na tyle podobny do NIP, że łatwo je pomylić, a potraktowanie go jak NIP oznaczałoby wysłanie do KSeF faktury, która nie powinna tam trafić.
Faktury wystawione ręcznie poza sklepem
W każdym sklepie z historią są faktury wystawione ręcznie, bo klient potrzebował dokumentu od razu. Dla nich przygotowaliśmy dopasowanie do zamówień.
Źródłem danych jest wyłącznie inFakt, żaden starszy system nie jest odczytywany. O przypisaniu faktury do zamówienia decydują trzy twarde warunki:
Data. Faktura mieści się w tolerancji wokół dnia zamówienia liczonego według czasu warszawskiego: domyślnie siedem dni, maksymalnie trzydzieści jeden.
Nabywca. Przy zamówieniu firmowym zgadza się znormalizowany NIP, a przy konsumenckim dokładny adres e-mail albo dokładne znormalizowane imię i nazwisko.
Kwota. Kwota brutto zgadza się co do grosza, bez żadnej tolerancji.
Nazw pozycji w ogóle nie bierzemy pod uwagę. Opisy produktów na fakturach bywają poprawiane, a dopasowanie po podobnej nazwie łatwo kończy się przypisaniem jednej faktury do dwóch zamówień. Odczyt jest zawsze próbny, a zapis pozostaje próbny do chwili wyraźnego polecenia zastosowania zmian.
Przypisanie tylko odnotowuje fakturę, która już istnieje. Nie powstaje nowy dokument, nic nie trafia do KSeF i nie pojawia się zdarzenie o wystawieniu faktury, więc żadna inna część systemu nie zareaguje tak, jakby pojawił się nowy dokument.
Ograniczenia i zabezpieczenia
Wtyczka nie wystawia faktur korygujących. Zwrócone albo anulowane zamówienie z wystawioną fakturą trafia do przejrzenia, a korektę przygotowuje człowiek w inFakt. To realne ograniczenie i lepiej, żebyś dowiedział się o nim tutaj, a nie przy pierwszym zwrocie.
Warto też wiedzieć, jak wtyczka zachowuje się przed Twoją decyzją. Bez klucza API nie robi nic. Po jego dodaniu fakturowanie nadal jest wstrzymane. Do tego dochodzi osobny wyłącznik w zmiennych środowiskowych. To celowe: najgorsze, co może się stać z systemem fakturowym, to seria faktur wystawionych w dniu instalacji, których nikt nie zamierzał wystawiać.
Wtyczkę rozwijamy otwarcie, a jej działanie opisujemy w dokumentacji medusa-infakt. Opisane tu zasady możesz sprawdzić sam, zamiast wierzyć nam na słowo.
Co dostajesz
Faktura wystawiana po opłaceniu zamówienia
inFakt wystawia fakturę automatycznie, domyślnie w chwili pobrania płatności. Jeśli potrzebujesz jej wcześniej, może powstać już przy złożeniu zamówienia.
Do KSeF tylko faktury dla firm
W trybie domyślnym do KSeF trafia faktura dla nabywcy z NIP, a sprzedaż dla konsumentów zostaje poza systemem. Granica przebiega dokładnie tam, gdzie wyznacza ją przepis.
Sprawdzanie NIP po sumie kontrolnej
Numeru szukamy w metadanych zamówienia, potem w metadanych adresu rozliczeniowego i w polu nazwy firmy. Zamówienie uznajemy za firmowe dopiero, gdy zgadza się suma kontrolna.
Pominięte zamówienia z podanym powodem
Zamówienie już zafakturowane, sprzed daty startu, w innej walucie, anulowane lub nie w pełni opłacone jest pomijane z zapisanym powodem. Kolejka błędów nie zapełnia się sprawami, które błędami nie są.
Ponawianie z limitem prób
Przerwa między próbami zaczyna się od pięciu minut i podwaja się aż do sześciu godzin. Po ośmiu nieudanych próbach sprawa trafia do przejrzenia, zamiast krążyć bez końca.
Powiązanie faktur wystawionych ręcznie
Faktury założone bezpośrednio w inFakt łączymy z zamówieniami po dacie, nabywcy i kwocie brutto. Przypisujemy je jako istniejące dokumenty, więc nic nie zostaje wystawione drugi raz.
Jak pracujemy
- 01
Ustalamy zasady fakturowania
Jakie waluty, od której daty, na jakim etapie zamówienia i co robić z przypadkami niejasnymi. To decyzje biznesowe, nie techniczne, i to od nich zależy większość konfiguracji.
- 02
Łączymy się z inFakt, ale nic jeszcze nie wystawiamy
Bez klucza API wtyczka nie robi nic, a po jego dodaniu fakturowanie i tak startuje wstrzymane. Pierwsze uruchomienie tylko odczytuje dane, niczego nie zapisuje.
- 03
Porządkujemy dotychczasowe faktury
Istniejące faktury dopasowujemy do zamówień próbnie i wynik zapisujemy dopiero na wyraźne polecenie. Przypisanie odnotowuje dokument, który już jest: nie powstaje nowy i nic nie idzie do KSeF.
- 04
Włączamy wystawianie, a potem wysyłkę do KSeF
To dwa osobne kroki. Po włączeniu samego wystawiania oglądasz prawdziwe faktury, zanim którakolwiek zostanie wysłana do systemu skarbowego.
- 05
Pracujemy na liście spraw do przejrzenia
Wszystko, czego system nie powinien rozstrzygać sam, trafia w jedno miejsce z opisem powodu. Ta lista jest tak samo ważnym efektem wdrożenia jak same faktury, bo pokazuje, gdzie potrzebny jest człowiek.
Narzędzia i technologie
Tam, gdzie istnieje dobre narzędzie open source, wybieramy je zamiast zamkniętego. Bez uzależnienia od jednego dostawcy i z kosztami, które da się przewidzieć.
- Medusa v2
- inFakt
- KSeF
- TypeScript
- Node.js
- PostgreSQL
- Redis
- Next.js
- medusa-infakt
- medusa-admin-kit
Najczęściej zadawane pytania
Pozostałe usługi w tej kategorii
Wdrożenia headless commerce na Medusie
Medusa v2 to framework e-commerce, który instalujesz u siebie, a nie abonament z gotowym szablonem. Sprawdza się tam, gdzie sposób sprzedaży nie mieści się w ustawieniach platformy i trzeba go zaprogramować, zamiast obchodzić.
Integracje z marketplace'ami: Allegro
Sprzedajesz na Allegro i we własnym sklepie? Zwykle oznacza to jeden katalog prowadzony w dwóch miejscach i arkusz, który próbuje je pogodzić. Oferty, stany i zamówienia z Allegro mogą trafiać do tego samego panelu, w którym zarządzasz resztą towaru.
Automatyzacja cen i kontrola marży
Sklep sam przelicza ceny w euro i dolarach po średnim kursie NBP, a koszt zakupu widać przy każdym produkcie. Marżę sprawdzasz w panelu od ręki, zamiast raz w miesiącu składać ją w arkuszu.
Przeczytaj opinie firm, które nam zaufały
Dostarczone znacznie wcześniej niż termin.
Indywidualne podejście ZanReal jest imponujące.
Wiedza i intuicja biznesowa czynią ich wartościowym partnerem.
Szybkie rozwiązania, które obniżyły koszty o 99%.
+20% dostarczalności dla naszych kampanii e-mail.
Najnowsze
Poradniki techniczne, bezpieczeństwo i nasze doświadczenia z budowania rozwiązań AI.
Ciekawi Cię, co dalej?
Zobacz wszystkie postyJak dziś powstają faktury do zamówień z Twojego sklepu?
Napisz do nasOpisz, jak zamówienie zamienia się u Was w fakturę, razem z tymi wystawianymi ręcznie. Wskażemy, co można automatyzować, co musi trafiać do KSeF, a co lepiej zostawić człowiekowi.
Nie nadążasz za zmianami w świecie AI?
Pozwól, że weźmiemy to na siebie. Co tydzień destylujemy najważniejsze wydarzenia ze świata AI w skupiony, 5-minutowy przegląd - żebyś był na bieżąco bez szumu.
Dowiedz się więcej